Empfangsdienste sind heutzutage mit vielen Aufgaben gleichzeitig beschäftigt. Dies ist insbesondere so, wenn es sich um Empfangsdienste kleinerer oder mittlerer Unternehmen handelt. Oft besteht die Haltung darin, Aufgaben weiterer Dinge auf die Dienste intern auszulagern, da die Laufkundschaft, die es zu empfangen gilt, nicht so arbeitsintensiv ist. Aus diesen Gründen kümmern sich die Mitarbeiter um die Telefonzentrale, die Anrufe von außen nach innen vermittelt. Gelegentlich sollen sie ebenso Anrufe von innen nach extern vermitteln und zu den Mitarbeitern weiterleiten. Dies kommt in der Regel bei Führungskräften häufiger vor.
Sie notieren die Besucher in Listen und geben Besucherausweise aus.
Im Weiteren kümmern sie sich um den Fuhrpark der Firma. Das bedeutet, dass sie Fahrzeuge aus diesem den Mitarbeitern nach deren Wünschen und den Möglichkeiten, die zur Verfügung stehen, zuteilen. Sie führen dabei Listen, die die Nutzung und das Zurückbringen der Fahrzeuge dokumentiert. Falls die Autos nicht ausreichen oder andere Autos bzw. Fahrzeuge benötigt werden, als die üblicherweise zur Verfügung stehen, mieten sie diese von externen Dienstleistern an. Ähnliches führen sie mit besonderen Schlüsseln wie beispielsweise für das Archiv und ähnlichen Utensilien aus, die sie ebenso kontrollieren, notieren und an die Mitarbeiter ausgeben.
Aufgaben von Empfangsdienste
Außerdem überwachen sie Brandmeldeanlagen und Kameras. Dies kann bis hin zu einer Überwachungsfunktion gehen, die die gesamte Gebäudesicherheit betrifft. In Großunternehmen vermischen sich deswegen die Aufgaben eines Empfangsdienstes mit denen eines Werkschutzes.
Die Mitarbeiter müssen aus diesen Gründen sozialkompetent sein, vielfältige Aufgaben ausführen können und die Fähigkeit besitzen, mit den gängigen Softwares umzugehen.